Başvuru Tarihi: Her ayın 1 - 10' unda
Toplantı Tarihi: Her ayın son haftası Salı günü
Erciyes Üniversitesi Sosyal ve Beşerî Bilimler Etik Kurulu Başvuru Sırasında Uyulması Gereken Hususlar.
1) Etik Kurul Başvuruları internet üzerinden alınacaktır. Başvuru tarihlerinde sistem 24 saat açıktır. Son başvuru tarihi (Ayın 10' u) saat 17:30 da sistem otomatik olarak kapanacaktır.
2) Başvuruların her ayın 1 - 10’unda mesai bitimine kadar herhangi bir teyide ihtiyaç duyulmaksızın yapılması ve ilgili belgelerin eksiksiz ve ıslak imzalı olarak (Fotoğraf veya resim kabul edilmemektedir. Belgelerin çözünürlük ve okunabilirlik niteliği yüksek bir şekilde taranması, taranan belgelerin düzenli bir biçimde sıralanması, tarama sırasında belgelerin bütünlüğünün bozulmaması, sayfa düzeninin sağlanması gerekmektedir. Bu şartları sağlamayan başvurular, ön incelemede iade edilecektir.) başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
3) Başvuru evrakı, en geç, başvuruların alındığı son gün (her ayın 15'i) mesai bitimine kadar sisteme yüklenmelidir. Mesai bittikten sonra yapılan başvurular veya eksik/hatalı olarak yapılan başvurular sisteme yeniden yüklenemeyecek olup bir sonraki ayın başvuru tarihlerinde (1 – 10’ unda) sistemin otomatik olarak aktif olmasını takiben yapılan ön başvurular değerlendirilmeye alınacaktır.
4) Başvuruların son güne bırakılmaması, Kurul toplantısı gündemine alınabilmesi açısından büyük bir önemi haizdir. Zira başvurular ön inceleme sonucunda düzeltme alabilir. Bütün düzeltmelerin son başvuru gün ve saatinden önce tamamlanarak sisteme yüklenmiş olması gerekmektedir. Aynı nedenle başvuru sahiplerinin başvuru durumlarıyla ilgili geri bildirimleri sistem üzerinden takip etmeleri, kendilerine Kurulumuzca gönderilecek e-postaları gözden kaçırmamaları önerilmektedir.
5) Başvuru belgeleri hazırlanırken şu hususlara dikkat edilmelidir:
a) Belgelerin kâğıda işleyen, çizimi belirgin biçimde görünen, mavi boyalı pilot veya tükenmez kalemle imzalanması,
b) İmza gereken bütün belgelerin imzalanması,
c) Belgelerin üzerindeki tarihlerin güncel olması ,
ç) Evrakların dikey, okunaklı ve düzgün şekilde yüklenmesi
d) Bütün başvuru dosyalarının pdf (İng. “Portable Document Format”, T. “Taşınabilir Belge Biçimi”) biçiminde olması
e) Belgelerin nitelikli tarama aygıtlarıyla, programlarıyla taranması ve telefondan tarama yapılmaması.
6) İmzalı Başvuru Belgesine ulaşmak için Sosyal ve Beşerî Bilimler Etik Kurulu sekmesine ve sonra YENİ BAŞVURU sekmesine tıklayarak üretilen Başvuru Formu kes-kopyala-yapıştır yapılmadan gerekli bilgiler tek tek yazılarak doldurulmalıdır.
7) İmzalı Başvuru Belgesi’nde varsa danışmanın ünvanı, adı-soyadı ve ıslak imzası bulunmalıdır. Çalışma çok yazarlı ise İmzalı Başvuru Belgesi’nde bütün araştırmacıların adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Sistemde ilgili alana “İmzalı Başvuru Belgesi” haricinde belge yüklenmemelidir. Başvuru bilgileri oluşturulduktan sonra başvuru formunun çıktısı alınmalı, ıslak imza ile araştırmacı(lar) tarafından ıslak imzalı olarak imzalanmalı ve taranarak sisteme yüklenmelidir.
8) Başvurularda okunabilirlik önem arz ettiğinden bütün evrakın okunaklı olarak eklenmesi (Arşiv süresi, zaman aşımı vs. gibi etkenler olacağı için zaman içinde görünüm netliği kaybolacağı için belgelerin nitelikli bir biçimde taranması şarttır.) gerekmektedir.
9) Başvuru sırasında sisteme yüklenmesi gereken diğer belgeler altta sıralanmıştır. Bu belgeler de adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzalı olmalı güncel tarihli olmalı, taranıp sisteme yüklenmelidir.
a) Kontrol Listesi (Güncel tarih yazılmalı, adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Aksi hâlde kabul edilmeyecektir) ,
b) Veli Onay Formu (Herhangi bir vasiliğe gereksinim duymayan, 18 yaşından büyük yetişkinler (reşit ve ehil kimseler) için bu formun hazırlanmasına gerek yoktur.) (Güncel tarih yazılmalı, adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Aksi hâlde kabul edilmeyecektir) ,
c) Bilgilendirilmiş Gönüllü Onam Formu (Güncel tarih yazılmalı, adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Aksi hâlde kabul edilmeyecektir),
ç) Gizlilik Taahhütnamesi (Güncel tarih yazılmalı, adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Aksi hâlde kabul edilmeyecektir) ,
d) Katılım Sonrası Bilgilendirme Formu (Güncel tarih yazılmalı, adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Aksi hâlde kabul edilmeyecektir) ,
e) Dilekçe Örneği (Güncel tarih yazılmalı, adı-soyadı bilgileri ile ıslak imzaları yer almalıdır. Aksi hâlde kabul edilmeyecektir) .
10) Yüksek lisans ve doktora tez çalışmalarında “Akademik Kurul Kararı” da (Ana Bilim Dalı Başkanlığından tez önerinizin onaylandığına dair ıslak imzalı belge) eklenmeli ve imzalar tam olmalıdır.
11) Kurulumuza yapılan başvurularda veri toplama dönemi başlangıç tarih aralığı en fazla 6 (altı) ay olarak belirlenmeli, başvuru yapılan ay “Veri Toplama Dönemi” başlangıç tarihi olarak belirtilmemelidir.
12) Aynı araştırmacılar tarafından bir ay içinde en fazla 2 (iki) başvuru yapılabilir.
13) Öğrenci başvurularında hem araştırmacı hem de danışmanlar başvuru belgelerini ıslak imza ile imzalamalıdır.
14) Çok katılımlı proje başvurularında yürütücünün Erciyes Üniversitesi mensubu olması gerekmektedir.
15) Başvuruda kullanılan belgelerin biçim ve içerik bakımından Erciyes Üniversitesi Sosyal ve Beşerî Bilimler Etik Kurul Yönergesi Madde 9-(1)’da belirtilen biçim ve içerik özelliklerine uygunluk açısından incelenebilmesi için şu belgelerin başvuruda ibraz edilmesi gerekmektedir:
a) Araştırmanın amacı, gerekçesi, yöntemi, çalışmaya katılacak insanlarda aranacak özellikler, kullanılacak tüm teknik yöntemleri ve atıf yapılan kaynakları (Kaynakça) içeren ayrıntılı proje,
b) Çalışmanın bütçesi varsa bütçe ve olası finans kaynakları,
c) Destekleyici varsa destekleyici bilgilerini içeren yazı,
ç) Anketler/ölçekler/görüşmeler için “Bilgilendirilmiş Gönüllü Katılım Onam Formu”,
d) Reşit ve ehil olmayan denekler için "Veli Onay Formu”,
e) Gerektiğinde “İmzalı Gizlilik Taahhüt Formu”,
f) Katılım Sonrası Bilgilendirme Formu ve Kurulun gerekli gördüğü diğer belgeler.
16) Daha önce başlayan, devam eden veya tamamlanan çalışmalar için Etik Kurul izni için müracaat edilemez. Araştırmacılar, başvurdukları çalışmanın daha önce başlamadığını, yapılmadığını taahhüt ederek başvurularını gerçekleştirebilirler.
17) Erciyes Üniversitesi öğrencisi veya personeli dışındaki kişilerin başvuruları değerlendirmeye alınmaz.
18) Çalışmalarda kullanılacak veri toplama araçları (anket, ölçek, görüşme formu, başarı testi, vb.) ile uygulamalarda gerçekleştirilecek etkinlikler eğer araştırmacı(lar) tarafından geliştirilmemişse bu veri toplama aracının veya etkinliğin araştırma kapsamında kullanımına dâir izinlerin alınması ve başvuru sırasında sisteme yüklenmesi zaruridir.
19) Kurulumuzun 24 Mart 2021 tarihli toplantısında aldığı MADDE 10 kararda yabancı uyruklu kişiler ile yapılması planlanan çalışmaların ilgili kurum veya birimde görevli uzman kişi ile yürütülmesi ve bu uzmandan da çalışma sonunda imza alınması gerektiği bildirilmektedir. Çalışma yabancı uyruklu kişilerle yapılacağı için ilgili kurum iznine yer verilmeli ve ilgili kurumdan hangi uzmanın çalışmaya refakat edeceği, onun da gönüllü katılım onam formuyla beraber ifade edilmelidir.
Madde 10- 18 yaş altındaki bireyler, engelli vatandaşlar, yabancı uyruklu vb. kişiler ile yapılması planlanan çalışmaların, ilgili kurum veya birimde görevli, alanında uzman kişi (psikolog, pedagog, tercüman vb.) ile birlikte yürütülmesi ve bu uzmandan da çalışma sonunda imza alınması; ayrıca çalışmaya katılacak bireylerin yazılı onamlarının alınması, 18 yaş altı bireylerle yapılacak çalışmalara ebeveyn onamlarının da eklenmesi hususunun belirtilmesi.
20) Başvuru dosyasında Araştırma, uygulama ve görüşme başlangıç ve bitiş tarihlerinin net olarak ifade edilmesi yapılacak görüşme ve uygulamaların kaç dakika veya ne kadar süreceğinin açık bir şekilde ifade edilmesi büyük önem arz etmektedir.
21) Araştırmanın Amacı, Gerekçesi, Yöntemi, Çalışmaya Katılacak İnsanlarda Aranacak Özellikler, Kullanılacak Tüm Teknik Yöntemleri İçeren Ayrıntılı Proje(.pdf olmalı) * belge yükleme yerine Ayrıntılı bir Proje hazırlanmalı ve yüklenecek sayfa adedi max. 10 - 15 sayfa olmalı. (Tez Öneri Formu yüklenmemeli)
